Le Flex Office avec HOLI.E Concept
Le taux d’occupation des salariés sur leur poste de travail a considérablement diminué. Les entreprises petites et grandes, trouvent donc des moyens afin de s’adapter à ce phénomène. Et aujourd’hui on vous parle du : Flex Office.
Le Flex office, qu’est-ce que c’est ?
Le Flex office, littéralement « bureau flexible » , mais également appelé « flex desk », est un mode d’organisation selon lequel les collaborateurs ne disposent pas de poste de travail fixe. En fonction des tâches et des moments de la journée, les salariés peuvent ainsi s’installer à un bureau, une alcôve ou un espace bulle, voire dans des lieux comme la cafétéria ou un espace de création pour travailler de façon plus informelle et en équipe. Chaque jour, les employés iront donc dans des zones qui conviennent le mieux à la tâche qu’ils doivent mener, ou dans les différents espaces qui collent le mieux à leur mode de travail.
Au quotidien, le fonctionnement est simple : chaque salarié dispose d’un espace de rangement attitré et sécurisé dans lequel il est libre de stocker son ordinateur, son matériel ou des objets personnels. Lorsqu’il arrive au bureau, Il peut rapidement récupérer son ordinateur portable dans son casier, ainsi que ses dossiers, et rejoindre l’espace de travail qui correspond à son humeur et sa mission du jour.
Les entreprises doivent repenser les espaces de travail et les optimiser. On privilégiera par exemple l’utilisation généralisée d’ordinateurs portables, accès internet en Wi-Fi, bureau avec prises intégrées et accessibles, fauteuil de bureau avec mécanisme auto-régulé s’adaptant à chaque morphologie, etc.
Quels sont les avantages du Flex Office?
- Réduire les coûts : le fonctionnement en flex office réduit le nombre et la surface moyenne des postes de travail d’une entreprise. Cela fait baisser les charges et les loyers immobiliers dédiés à l’espace de travail.
- Un boost pour la créativité : le flex office peut être un véritable vecteur d’amélioration de la créativité. Pouvoir être libre et sortir de la routine permet de trouver de nouvelles perspectives et de nouvelles idées !
- Améliorer la productivité : choisir un espace de travail dans lequel on se sent à l’aise est un vecteur d’amélioration de la qualité de vie au travail et l’on sait que la QVT a un impact direct sur l’amélioration de la productivité.
- Rencontrer de nouvelles personnes et créer des liens : en changeant tous les jours de lieu et d’environnement, on rencontre toujours de nouvelles personnes de sa société. Cela permet de créer du lien et de développer une forte collaboration.
- Moins de contraintes, plus d’espaces collaboratifs : la multiplication des espaces communs et collaboratifs favorise les échanges entre équipes transverses. C’est idéal pour gagner en agilité et travailler en mode projet.
- Une fidélisation des collaborateurs
- Une entreprise plus attractive
Quels sont les risques du FlexOffice ?
- Soucis d’organisation: le quotidien lorsque l’on n’a pas de bureau attitré nécessite une plus grande organisation, fixer les lieux de rendez-vous avec les équipes au préalable, réserver un poste, un espace de coworking, trouver le bon spot en amont, etc. Mais il existe aujourd’hui des bureaux connectés et réservables via une application sur smartphone, ce qui permettrais une meilleure organisation.
- Sous-estimer le taux d’occupation : Miser sur un taux de remplissage trop faible pose ensuite des problèmes de surcharge d’espaces de travail. Il faut donc cibler les besoins le plus possible ou prévoir 20% maximum de postes flexibles.
- Conflit entre les collaborateurs : Le système du “premier arrivé, premier servi” dans les bureaux peut provoquer du stress et des tensions au sein des équipes lorsque certains choisissent toujours les mêmes places et que certaines places sont considérées moins agréables que les autres. Il est donc important d’avoir un réel accompagnement du personnel et un manageur soucieux de cette problématique.
- La détérioration de la communication au sein de l’entreprise : Supposé favoriser les liens entre collègues, le changement régulier de poste peut engendrer l’effet inverse. L’entourage des collaborateurs changeant constamment, ils sont amenés à faire plus de rencontres mais ont tendance à entretenir moins de liens privilégiés. Les actions de groupe, le team building etc… sont des solutions possibles à cette problématique.
- Moins de personnalisation : L’absence de place attitrée signifie que les collaborateurs ne peuvent plus personnaliser leur espace de travail, ce qui peut jouer sur le bien-être au travail. Cela les oblige à déplacer leurs affaires chaque jour de bureau en bureau (ou de casier personnel en bureau) mais aussi à régler un nouveau fauteuil et un nouvel écran chaque jour. L’un des risques de l’absence de place attitrée est l’impression de ne pas avoir sa place dans l’entreprise. Avoir un mobilier de bureau adapté tel qu’un fauteuil autorégulé ou avec des réglages simples, un bureau réglable qui enregistre la position favorite via l’application mobile, des casiers connectés etc… sont des solutions simples qui permettent de personnaliser la position de travail.
Des astuces pour créer un openspace convivial, adapté, et “flex” ?
- Travailler: Bureaux avec connectique accessible sur le plateau, Bureaux électriques réglables en hauteur, Système de réservation via application
- S’asseoir : Fauteuils de bureau ergonomiques avec mécanisme auto-régulé pour convenir à tous types de morphologie
- Ranger : Casiers individuels connectés, Systèmes de rangement collectifs
- S’isoler : Cabines acoustiques pour réunion en visio, ou appel téléphonique – Ilôts de réunion semi-fermés pour ne pas déranger ses collègues lors des réunions
- Collaborer : Grandes tablées pour échanger sur un projet commun – Tabourets et poufs pour une assise ludique favorisant la créativité – Grands tableaux et murs d’écriture pour mieux communiquer
- Décorer : Il est important de penser l’espace dans sa globalité pour marquer son identité. Le choix des couleurs et des matières est donc primordial. Une plante artificielle ou naturelle peut également aider à créer une ambiance plus chaleureuse !
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